Как провести рабочую встречу - 5 советов эксперта

Максимальный КПД от совместного совещания: от планирования до подведения итогов. В этой статье вы узнаете ключевые составляющие продуктивного обсуждения.

Хаотичный, бесполезный брейнсторм способен надолго выбить из колеи всю команду. Задайтесь целью сделать мозговой штурм не только благоприятным, но и эффективным. В этой статье мы рассмотрим пять шагов, которые помогут превратить деловую встречу в успешное мероприятие.

Определение повестки дня

Она задает тон собранию, помогает участникам подготовиться и обеспечивает конструктивное обсуждение.

Этапы определения повестки дня

Необходимо собрать мнения участников и определить цели встречи.

Затем следует разработать подробный список тем для обсуждения, включая ожидаемые исходы.

Определите время, отведенное на каждый пункт, назначьте ответственных лиц и продумайте форматы дискуссий.

Наконец, доведите повестку дня до участников заранее, чтобы они могли ознакомиться с ней.

Четко определенная повестка дня позволяет участникам эффективно управлять своим временем, что делает собрание максимально результативным и плодотворным.

Подготовка и распространение материалов

Перед встречей позаботьтесь о подготовке материалов: соберите релевантные документы, презентации и прочее. Не забудьте чётко указать цель и повестку дня, чтобы участники имели предварительное представление.

Заранее разошлите материалы всем приглашённым, дав им достаточно времени на ознакомление.

Рекомендуется использовать общий диск или платформу для совместной работы, где участники смогут в любое время получить доступ к файлам.

Если есть материалы, которые нельзя распространять до встречи, подготовьте их физические копии или обеспечьте доступ к ним в пределах закрытого круга.

Убедитесь, что все материалы представлены в удобном и читаемом формате, чтобы участники могли легко с ними работать и делать записи.

Предварительное планирование времени

Чтобы заседание было продуктивным, следует придерживаться определенного расписания. Без четкого регламента обсуждение может растянуться, и участники устанут.

Заранее установите временные рамки для каждого пункта повестки дня. Ограничьте время выступлений и обсуждений.

Укажите в повестке время начала и окончания заседания, а также перерывов. Придерживайтесь установленного расписания, уважая время участников.

Во время заседания следите за временем и вовремя переходите к следующему пункту повестки дня.

Активное вовлечение

Успех любого собрания во многом зависит от участия каждого из его участников. Активное участие способствует более продуктивной и вовлекающей дискуссии.

Каждый голос должен быть услышан.

Поощряйте выступления всех присутствующих.

Задавайте открытые вопросы, чтобы создать интерактивную атмосферу.

Используйте мозговые штурмы и сеансы обсуждений, чтобы вовлечь всех в процесс принятия решений.

Активное участие не только улучшает качество дискуссий, но и способствует формированию чувства сопричастности и ответственности среди участников.

Обратная связь и шаги в будущее

Чтобы собрание не превратилось в болтовню, необходимо проследить за тем, чтобы все его участники имели возможность высказаться и поделиться своим мнением.

Сбор обратной связи поможет отследить степень вовлеченности каждого члена команды и оценить эффективность проведенной встречи.

Распределите ответственность за разработку и реализацию этих шагов между участниками, установив четкие сроки исполнения.

Доведите до всех участников информацию о принятых решениях и последующих действиях, чтобы обеспечить прозрачность и согласованность дальнейшей работы.

Вопрос-ответ:

Видео:

Судья. Как помочь себе выиграть судебный спор. Лайфхак от адвоката. Психология судьи.