ВПР в Excel - пошаговая инструкция с примерами

Работа с таблицами является неотъемлемой частью современных программ. Эксель не стал исключением, ведь обладает широким функционалом для обработки и анализа данных в табличном виде. Одним из наиболее популярных инструментов в этой области является функция, позволяющая удобно извлекать информацию из указанной таблицы.

Вообразите ситуацию: есть таблица с перечнем сотрудников, включающая в себя их имена, фамилии, адреса электронной почты и занимаемые должности. Вам необходимо получить должность конкретного сотрудника. Без данного инструмента пришлось бы вручную просматривать каждую строку таблицы в поисках нужного человека. А это может стать довольно трудоемкой задачей, особенно при работе с большими массивами данных.

Поиск по уникальному показателю

Если необходимо найти конкретное значение, уникальное для каждого элемента в первом столбце, используйте возможности поиска по особому значению.

Эта методика гарантирует точность результатов, исключая дублирование.

Она особенно эффективна для идентификации и извлечения данных из длинных списков или таблиц.

При поиске по уникальному значению имейте в виду, что он чувствителен к регистру, поэтому не забудьте соответствовать заданному для поиска значению.

Результаты будут выданы немедленно после запроса в виде ссылки на ячейку с найденным значением.

Функция для мгновенного поиска информации

Функция, позволяющая быстро извлекать данные из таблиц, не требует сложных формул или макросов.

Её применение основано на принципе поиска нужных значений по некоему ключевому столбцу.

Адаптируйте указанный столбец под особенности ваших таблиц, а формула моментально выдаст искомую информацию.

Представьте, что у вас есть сводка продаж с данными о суммах по каждому товару, а вам необходимо оперативно найти конкретный показатель. С помощью этой функции вы сможете получить ответ за считанные секунды.

Изучение таблицы при помощи функции поиска

Мы можем извлекать конкретные значения из таблицы, используя функцию, которая производит поиск. С помощью этой функции можно найти и вывести конкретные данные на лист.

Ищем мы по определённым критериям, которые мы задаем сами. Это может быть имя, дата или любой другой тип данных.

Если соответствия не будет найдено, то функция вернёт значение ошибки.

Формула поиска строится следующим образом: мы указываем ячейку, которая содержит искомое значение, ячейку, которая содержит диапазон поиска, и ячейку с номером столбца, из которого нужно извлечь данные.

Аргументы функции ПОИСКПОЗ

Непонятные слова? Давайте разбираться! ПОИСКПОЗ – это функция поиска, которая находит определенное значение в указанном диапазоне и возвращает его позицию. А аргументы – это те параметры, которые вы ей "скармливаете" для получения правильного результата.

Их у ПОИСКПОЗ пять. Три обязательных и два необязательных. Начнем с самых важных.

Обязательные аргументы

Значение поиска: Это то, что мы ищем, например, "Яблоко". Может быть текстом, числом или логическим значением.

Диапазон поиска: Это область, в которой мы хотим искать. Например, A1:D10.

Номер столбца: Это позиция столбца, в котором находится возвращаемое значение. Например, если мы ищем цену яблок в столбце D, то будет 4.

Необязательные аргументы

Тип соответствия: Определяет, насколько строгой будет проверка соответствия. 0 - точное, 1 - приблизительное.

Диапазон для поиска: Используется, когда диапазон поиска не является смежным (например, A1:D10 и E1:H10). Тогда нужно указать оба диапазона через точку с запятой.

Итак, теперь вы знаете "секретный код" для использования функции ПОИСКПОЗ. Дальше – дело практики!

Синтаксис подбора значения

Структура этой функции выглядит так:

=ПОДБОРЗНАЧЕНИЯ(значение;array;index_column;ranges_lookup)

Расскажу подробнее о каждом её параметре:

Значение - Сравниваемое, которое ищется в первом столбце массива.

Массив - Таблица или диапазон, содержащий значение для поиска.

Index_column - Номер столбца в массиве, из которого будет возвращено подобранное значение.

Ranges_lookup - Логическое значение, указывающее тип поиска: (0 - неточный; 1 - точный).

Виляние "хвостом"

При работе с более сложными таблицами может возникнуть необходимость применения нескольких уровней проверки.

Это называется "вложенный поиск".

Первая функция ВПР ищет значение в одной таблице.

А результат этой проверки используется как аргумент поиска в другой таблице.

Таким образом, можно получить данные из нескольких таблиц за один шаг.

Например, если у вас есть таблица с данными о сотрудниках, а также таблица с данными о должностях, можно использовать вложенный поиск для получения должности конкретного сотрудника.

Диапазон поиска и возвращаемое значение

При работе с функцией поиска важно определиться с областью поиска и возвращаемым результатом. Область поиска - это блок ячеек, в котором будет выполняться поиск необходимого значения. Возвращаемое значение - это результат, который функция вернет при успешном поиске. Например, если нужно найти цену товара по его наименованию, то диапазон поиска - это список наименований, а возвращаемое значение - соответствующие им цены.

Диапазон поиска

Диапазон поиска может быть непрерывным или прерывистым. Непрерывный диапазон представляет собой последовательность ячеек в одном столбце или строке. Прерывистый диапазон состоит из нескольких несмежных частей. Обеспечьте, чтобы диапазон был правильно определен, иначе вы рискуете получить неверные результаты.

Возвращаемое значение

Определите, какой столбец или строка содержит нужное вам значение. Определите индекс столбца или строки, чтобы функция могла извлечь корректный результат. Индекс указывается в качестве третьего аргумента функции. Например, поиск номера телефона по имени контакта с использованием функции ПОИСКПОЗ предполагает указание индекса столбца, содержащего телефонные номера.

Использование подстановочных знаков

Чтобы сделать поиск в Excel максимально широким, прибегают к использованию подстановочных знаков. Эти специальные символы, заменяющие собой одну или несколько букв, расширяют спектр возможных вариантов.

Знак вопроса (?)

Знак вопроса заменяет всего один символ.

Например, "числ?" найдет "число", "числа" и т.д.

Звездочка (*)

Звездочка заменяет произвольное количество символов.

Например, "от*е" найдет "отчет", "отчетность" и т.д.

Комбинируя знаки вопроса и звездочки, можно проводить гибкий и эффективный поиск. Например, "пр*т?к" найдет слова "протокол", "протест" и т.п.

Обработка погрешностей в инструменте поиска

Находя искомые данные, важно не только умело обращаться с инструментом поиска, но и правильно отработать потенциальные ошибки. К таким погрешностям могут приводить неправильные ссылки, отсутствие соответствий между таблицами или заполнение ячеек некорректными данными. Грамотная проработка этих нюансов позволит получить точные результаты и избежать путаницы.

Внимательно проверяйте указанные диапазоны и значения поиска.

Небрежность при вводе данных или забывчивость могут повлечь за собой непредвиденные искажения в результатах поиска. Поэтому всегда следует тщательно перепроверять указанные диапазоны, адреса ячеек и значения поиска, чтобы исключить вероятность ошибок.

При необходимости укажите подставляемое значение, чтобы избежать пустых ячеек.

Например, можно ввести текст «Значение не найдено» или поставить прочерк, чтобы наглядно информировать пользователя о том, что данный элемент в базе данных отсутствует.

Реальные примеры использования ВПР

ВПР - мощный инструмент, который помогает выуживать данные из разных таблиц. Рассмотрим несколько практических примеров его применения.

Допустим, у нас есть две таблицы: "Сотрудники" и "Зарплаты".

Таблица Сотрудники содержит имена, фамилии и идентификаторы сотрудников.

Таблица Зарплаты содержит идентификаторы сотрудников и их заработки.

Чтобы получить зарплату конкретного сотрудника, нам нужно использовать ВПР.

В формуле мы указываем диапазон значений, из которого хотим извлечь данные, столбец, содержащий искомое значение, и номер столбца, из которого нужно вернуть значение.

Например, чтобы получить зарплату сотрудника с идентификатором 23, мы используем формулу: =ВПР(23, Зарплаты!A2:B10, 2, ЛОЖЬ)

ВПР отыщет значение 23 в столбце A таблицы Зарплаты и извлечет значение из второго столбца, что и будет заработной платой.

Советы и допоперации

Оптимизируйте поисковые запросы с помощью подстановочных знаков.

Обрабатывайте ошибки с помощью функций ИФ или ЕСЛИОШИБКА.

Используйте форматирование условного поиска для выделения результатов.

Совершенствуйте поиск нечетких соответствий с использованием функции ПОИСК.

Автоматизируйте поиск с помощью макросов или формул массива.

Помните, что таблица данных в Excel не обязательно должна быть в виде строк и столбцов. Она может представлять собой таблицу переменной длины, что позволяет вносить изменения в структуру и данные таблицы без необходимости переписывать формулы или изменять диапазоны поиска.

Вопрос-ответ:

Что такое ВПР в Excel?

ВПР (ВЕРТИКАЛЬНЫЙ ПРОСМОТР) - это функция в Excel, которая позволяет искать данные в таблице или диапазоне данных и возвращать соответствующее значение. Она использует значения в первом столбце таблицы в качестве поискового критерия.

Как использовать ВПР для поиска данных по нескольким условиям?

Для поиска данных по нескольким условиям используйте функцию ВПР в сочетании с функцией ЕСЛИ. Сначала создайте вспомогательный столбец, объединяющий условия поиска с помощью оператора конкатенации (&). Затем используйте формулу ВПР с вспомогательным столбцом в качестве поискового критерия.

Как справиться с ошибкой #Н/Д в формуле ВПР?

Ошибка #Н/Д в формуле ВПР указывает на то, что соответствующее значение не было найдено. Вы можете использовать функцию ЕСЛИОШИБКА, чтобы задать альтернативное значение или действие, когда возникает эта ошибка. Например: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(поисковое_значение;таблица;номер_столбца;"ложь"), "Значение не найдено").

Можно ли использовать ВПР для поиска данных в столбцах справа от поискового столбца?

Да, вы можете использовать функцию ВПР с положительным значением аргумента "номер_столбца", чтобы искать данные в столбцах справа от поискового столбца. Например, если данные расположены в столбцах A:D, и вам нужно найти значение во втором столбце (столбец B), используя поисковое значение в столбце A, используйте формулу =ВПР(поисковое_значение;таблица;2;"ложь").

Видео:

Сравнение двух таблиц с помощью функции ВПР